Usein kysytyt kysymykset
Tutustu yleisimpiin kysymyksiin ja vastauksiin ProcureNodesta – kaikki olennaiset asiat yhdellä silmäyksellä.
Kysymykset
K: Miten ProcureNode eroaa nykyisestä ERP- tai ostotilausprosessistamme?
ProcureNode ei kilpaile ERP-järjestelmien kanssa, vaan täydentää niitä. Se keskittyy epäsuorien hankintojen hallintaan, joihin ERP-järjestelmien toiminnallisuudet ovat usein riittämättömiä tai liian jäykkiä. ProcureNode tarjoaa jäsennellyn hankintapyyntöjen käsittelyn, hyväksynnän työnkulut ja kulujen sekä tapahtumien läpinäkyvyyden.
Suorien ja epäsuorien hankintojen prosessit eroavat selvästi toisistaan. Suorat hankinnat – kuten raaka-aineet ja materiaalit – ohjautuvat yleensä MRP:n (Material Requirements Planning) ja varastonhallinnan kautta. Sen sijaan epäsuoria hankintoja hallinnoidaan P2P-prosessin (Purchase-to-Pay, hankinnasta maksuun) avulla.
Materiaalitarpeiden suunnittelu on ERP-pohjainen prosessi, joka varmistaa, että materiaalit ovat saatavilla tuotantoon ja ne ovat käytettävissä. MRP ottaa syötteen mm. kysynnästä (myyntitilaukset, ennusteet, tuotantosuunnitelmat), tuoterakenteesta ja nykyisistä varastotasoista. Tämän perusteella tarvesuunnittelu laskee nettotarpeet, luo suunnitellut tuotantotilaukset sisäisille nimikkeille ja luo ostoehdotukset ulkoisesti hankituille materiaaleille. Nämä hankintatarpeet muunnetaan hankintayksikön toimesta ostotilauksiksi.
Epäsuorien hankintojen hankinnasta maksuun -prosessi (P2P) kattaa koko ketjun, aina tarpeen tunnistamisesta laskun maksamiseen asti. Prosessi käynnistyy, kun hankintatarve tunnistetaan ja määritellään. Hankintatarpeen määrittelyn pohjalta luodaan hankintapyyntö (PR), joka hyväksynnän jälkeen muunnetaan ostotilaukseksi (PO) ja lähetetään toimittajalle. Ostotilauksesta tulee molempia osapuolia sitova sopimus, kun toimittaja on vahvistanut tilauksen. Tämän jälkeen toimittaja toimittaa tavarat tai palvelut ja vastaanotto kirjataan järjestelmään. Kun lasku saapuu, se täsmäytetään ostotilaukseen ja vastaanottoon, ennen kuin se hyväksytään maksettavaksi.
K: Toimiiko järjestelmä ilman ERP-integraatiota?
Kyllä, ProcureNode voi toimia itsenäisenä ratkaisuna ilman ERP-integraatiota. Se on suunniteltu joustavaksi ja se voidaan ottaa käyttöön myös ilman integraatioita. ProcureNoden integrointi olemassa olevaan ERP-järjestelmään tai verkkolaskuoperaattoriin tarjoaa kuitenkin lisäetuja, kuten laskujen täsmäytysprosessin automatisoinnin, mikä parantaa laskutusprosessien tehokkuutta ja tarkkuutta.
Integrointi ERP-järjestelmään voi myös virtaviivaistaa tiedonkulkua eri osastojen välillä, vähentää manuaalista tietojen syöttämistä ja minimoida virheet. ERP integraatio varmistaa, että kaikki tiedot ovat ajan tasalla ja yhdenmukaisia kaikissa järjestelmissä. Lisäksi ERP-integraatio voi auttaa hallitsemaan lakisääteisten vaatimusten noudattamista ylläpitämällä tarkkoja ja tarkastettavissa olevia tietoja kaikista tapahtumista.
Kun samaa tietoa käsitellään useissa eri järjestelmissä, on tärkeää määritellä, missä sijaitsee tiedon master-versio. Integraatiot tulee rakentaa tämän mukaisesti, jotta kaikissa järjestelmissä käytetään samaa, ajantasaista tietoa. Näin varmistetaan että haluttu tieto näkyy samanlaisena, riippumatta mistä järjestelmästä sitä tarkastellaan.
Olemme kehittäneet integraatioiden rinnalle CSV-tuonti- ja vientitoiminnon, jonka avulla voidaan ylläpitää manuaalisesti yhdenmukaisia toimittajatietoja eri järjestelmissä.
Yhteenvetona voidaan todeta, että vaikka ProcureNode voi toimia itsenäisesti, ERP-integraatio voi parantaa merkittävästi sen ominaisuuksia, mikä parantaa toiminnan tehokkuutta, parantaa tietojen tarkkuutta ja tehostaa tietojen hallintaa.
K: Kuinka helppoa käyttäjien kouluttaminen järjestelmään on?
Käyttäjien kouluttaminen ProcureNode järjestelmän käyttöön on yksinkertaista ja nopeaa. Käyttöliittymä on intuitiivinen ja suunniteltu ei-teknisille käyttäjille, mukaan lukien tuotanto- ja hallintohenkilöstö. Pudotusvalikot yksinkertaistavat käyttökokemusta, ja niiden suunnittelu kehittyy jatkuvasti asiakaspalautteen perusteella.
Sujuvan koulutusprosessin varmistamiseksi tarjoamme useita menetelmiä, jotka voidaan räätälöidä organisaatiosi erilaisiin oppimistyyleihin ja rooleihin. Näihin kuuluvat mm.:
- Ohjaajan johtama koulutus (ILT): Kokeneet kouluttajamme järjestävät käytännönläheisiä istuntoja joko virtuaalisesti tai paikan päällä. Koulutus keskittyy roolikohtaisiin päivittäisiin tehtäviin ja tarjoaa mahdollisuuden kysyä sekä saada välitöntä palautetta. Tämä menetelmä sopii erityisesti henkilökohtaista ohjausta vaativaan perehdytykseen.
- Roolipohjainen koulutus: Toteutamme skenaariopohjaista oppimista todellisten tehtävien, kuten ostotilauksen syöttämisen tai pyynnön lähettämisen, kautta. Näin käyttäjät oppivat soveltamaan järjestelmää suoraan omissa työnkuluissaan.
- Omatoiminen oppiminen: Käyttäjät voivat hyödyntää erilaisia itseopiskelumateriaaleja, kuten lyhyitä videoita ja usein kysyttyjä kysymyksiä. Tämä mahdollistaa oppimisen omassa tahdissa sekä materiaalien toistuvan käytön tarpeen mukaan. Kehitämme uutta materiaalia jatkuvasti asiakaspalautteen ja tarpeen mukaisesti.
- Simuloidut ympäristöt: Tarjoamme harjoitteluun demoympäristöjä, joissa käyttäjät voivat testata järjestelmää ilman vaikutusta oikeisiin toimintoihin. Tämä vahvistaa varmuutta ja osaamista ennen järjestelmän varsinaista käyttöönottoa.
- Käyttöönoton jälkeinen tuki: Emme jätä asiakasta yksin järjestelmän kanssa. Varmistamme, että ratkaisu tuottaa todellista liiketoiminta-arvoa heti ensimmäisestä päivästä lähtien – ja jatkossa yhä enemmän. Tukemme kattaa kaiken päivittäisestä käytöstä data-analyysiin ja kehitysehdotuksiin. Näin investointi maksaa itsensä takaisin nopeammin, käyttäjät saavat jatkuvaa varmuutta ja organisaatio pystyy hyödyntämään hankintojen digitalisoinnin täyden potentiaalin.
Voimme myös kouluttaa organisaatiostasi pääkäyttäjiä tai superkäyttäjiä. Nämä henkilöt pääsevät tutustumaan järjestelmään hyvissä ajoin, voivat osallistua testaukseen sekä antaa palautetta ja kehitysehdotuksia. He toimivat yrityksen sisällä käyttäjien tukena ja auttavat edistämään järjestelmän käyttöönottoa.
Kattavan ja joustavan koulutusohjelman avulla varmistamme, että käyttäjät omaksuvat ProcureNoden nopeasti ja vaivattomasti. Tämä johtaa korkeampaan käyttöönottoasteeseen ja tehokkaampiin hankintaprosesseihin koko organisaatiossa.
K: Miten vapaan tekstin hankintapyynnöt käsitellään?
ProcureNode tukee vapaamuotoisia kenttiä, sillä suurin osa epäsuorista hankinnoista räätälöidään yksilöllisten tarpeiden mukaan, eikä tuotekoodipohjainen malli tarjoa riittävää joustavuutta. Sovellus on suunniteltu erityisesti vapaan tekstin ostopyyntöjä varten, joten pyynnön tekeminen on yhtä helppoa kuin sähköpostin kirjoittaminen.
Kun vapaamuotoinen pyyntö on hyväksytty, sitä muodostuu automaattisesti järjestelmässä ostotilausluonnos jatkokäsittelyä varten. Ostotilauksen ollessa luonnos tilassa voidaan vielä vaihtaa toimittajaa, muokata sisältöä tai neuvotella hintaa alhaisemmaksi. Hankintapyynnön hyväksyntä on annettu tietylle summalle, eikä ProcureNode salli tämän ylittämistä ostotilausten käsittelyn aikana. Näin varmistetaan, että ostot pysyvät budjetin rajoissa.
Tietylle summalle on kuitenkin myönnetty hyväksyntä, ja ProcureNode estää käyttäjiä ylittämästä tätä summaa ostotilausten käsittelyn aikana varmistaakseen, että ostot tehdään asetettujen budjettirajojen sisällä.
Kaikki hankinta- ja ostotilaussummat tallentuvat järjestelmän tietokantaan, mikä mahdollistaa säästöjen seurannan ja raportoinnin helposti ja läpinäkyvästi.
K: Tukeeko järjestelmä hyväksyntäketjuja ja vastuita?
Kyllä, ProcureNode tukee hyväksynnän työnkulkuja ja vastuita. ProcureNoden käyttäjähallinta on roolipohjaista. Kullekin käyttäjälle määritetään rooli: pyytäjä, hyväksyjä, ostaja tai järjestelmänvalvoja. Jokainen rooli mahdollistaa ratkaisun erityiskäytön, mikä mahdollistaa jäsennellyn ja tehokkaan hankintaprosessin.
Esimerkiksi pyytäjä voi luoda ostopyynnön, joka etenee hyväksyntäprosessiin yhdelle tai useammalle hyväksyjälle. Kun pyyntö on hyväksytty, se siirtyy ostajalle ostotilausluonnoksena jatkokäsittelyä ja tilaamista varten. Yhdellä käyttäjällä voi olla useita rooleja – esimerkiksi pyytäjä voi myös käsitellä ostotilauksen. Tämä on tyypillistä hajautetuille hankinnoille, joita usein esiintyy epäsuorissa hankinnoissa.
K: Voimmeko saada keskitetyn näkymän kaikista ostoksista ja kuluista?
Kyllä, ProcureNode tarjoaa räätälöitävissä olevan raportointinäkymän, joka tarjoaa kostetusti tietoja pyynnöistä, tilauksista ja kategorioista. Tämä keskitetty näkymä mahdollistaa tehokkaan kulujen seurannan ja budjetin hallinnan. Raportointi on suunniteltu tarjoamaan reaaliaikaista tietoa hankintatoimista, jolloin käyttäjät voivat seurata ja hallita hajautetusti toteutettua epäsuoraa hankintaa tehokkaasti.
Raportointitiedot voidaan viedä järjestelmästä Excel-tiedostoon, CSV-tiedostoon tai JSON-tiedostoon. Raportointitiedot voidaan integroida myös visualisointityökaluihin, kuten Power BI:hin.
ProcureNode oma raportointinäkymä voidaan asiakaskohtaisesti tarpeiden mukaan. Sovellus on hyvin joustava ja pystymme muokkaamaan sitä erittäin joustavasti.
K: Miten ProcureNode tukee toimittajahallintaa?
ProcureNode tukee toimittajien hallintaa tarjoamalla alustan, jossa toimittajatietoja voidaan seurata keskitetysti. Raportoinnin kautta voidaan seurata, että ostot ohjataan ensisijaisille toimittajille ja ostojen hajautuminen on vähäisempää. ProcureNoden toimittajatietoihin pystyy myös tallentamaan dokumentteja ja sopimuksia.
Järjestelmässä on useita ominaisuuksia, jotka parantavat toimittajahallintaa:
- Toimittajien standardointi: ProcureNode mahdollistaa standardoidun toimittajatietokannan luomisen, mikä varmistaa, että kaikki toimittajatiedot ovat johdonmukaisia ja ajan tasalla. Tämä auttaa ylläpitämään toimittajatietoja ja vähentää virheiden riskiä hankintaprosesseissa.
- Asiakirjojen hallinta: Sopimukset ja muut dokumentit voidaan tallentaa toimittajaprofiileihin. Sopimuksiin voidaan liittää voimassaolopäivät, jolloin organisaatio varmistuu siitä, että suurilla toimittajilla on aina ajantasaiset sopimukset ja ostoehdot.
- Toimittajien suorituskyvyn seuranta: Toimittajien suoriutumista voidaan mitata esimerkiksi toimitusvarmuuden ja reklamaatioiden perusteella. Näin voidaan tunnistaa heikon suorituskyvyn omaavat toimittajat ja tehdä korjaavia toimenpiteitä.
- Vaatimustenmukaisuus ja riskienhallinta: Kaikista ostotapahtumista tallentuu tarkka ja jäljitettävissä oleva tieto järjestelmään. Tämä vähentää merkittävästi väärinkäytösten riskiä.
K: Minkälaiset ovat järjestelmän analytiikka ja raportointitoiminnot?
ProcureNode tarjoaa monipuoliset analytiikka- ja raportointiominaisuudet, joiden avulla hankintadata muuttuu helposti hyödynnettäväksi informaatioksi ja tiedoksi. Perusraportit voidaan muokata asiakaskohtaisesti ja ne ovat käytettävissä suoraan käyttöliittymässä. Tiedot voidaan viedä myös suosittuihin työkaluihin, kuten Power BI:hin, Qlik Senseen tai Exceliin, syvempää analyysiä ja visualisointia varten.
Koska epäsuoria hankintoja tehdään usein hajautetusti eri puolilla organisaatiota, ProcureNode yhdenmukaistaa hankinnasta maksuun (P2P) -prosessin ja tuo tiedot yhteen paikkaan. Näin hankintatoimet pysyvät organisaation käytäntöjen mukaisina, ja samalla paranevat toiminnan tehokkuus sekä datan tarkkuus.
ProcureNoden analytiikan avulla käyttäjät saavat kattavan näkymän kaikkiin hankintatoimiin: kuluja voidaan seurata reaaliaikaisesti, prosesseja optimoida ja budjetin toteutumista valvoa. Operatiiviset ostotiedot tukevat myös strategista hankintaa – ne auttavat tunnistamaan säästömahdollisuuksia, löytämään kehityskohteita ja paljastamaan synergioita yrityksen eri osien välillä.
K: Sisältääkö järjestelmä sopimushallinnan?
Toimittajasopimukset voidaan tallentaa järjestelmään, jolloin ne ovat helposti saatavilla ja selkeästi organisoituina. Sopimusten voimassaoloa voidaan seurata ja järjestelmä näyttää selkeästi toimittajat, joiden sopimus on vanhentunut tai se puuttuu kokonaan. Näin hankintatiimi voi ajoissa käynnistää toimenpiteet ja varmistaa, että erityisesti suurilla toimittajilla on aina voimassa olevat sopimukset.
ProcureNode ei ole täysimittainen CLM (Contract Lifecycle Management) -ratkaisu, mutta se tarjoaa käytännölliset työkalut sopimusten hallintaan ja valvontaan, jotta hankintaprosessit pysyvät läpinäkyvinä ja hallittuina.
K: Sopiiko järjestelmä konsernirakenteisiin tai tytäryhtiöihin?
Kyllä. ProcureNode on suunniteltu tukemaan konsernirakenteita ja useita tytäryhtiöitä joustavalla tavalla. Koko konserni voi ottaa käyttöön yhden jaetun ympäristön, jolloin kaikki tiedot ovat yhdessä tietokannassa ja niitä voidaan analysoida yhtenä kokonaisuutena.
ProcureNode voidaan myös ottaa käyttöön tytäryhtiöissä erillisenä ympäristönä. Tämä mahdollistaa yrityskohtaiset räätälöinnit yksilöllisten tarpeiden mukaan. Raportointitiedot ovat yhdenmukaisia jäsennellyn ostoprosessin ansiosta. Se voidaan yhdistää joko Excelissä tai integroimalla haluamaasi tietojen visualisointityökaluun, kuten esimerkiksi Power BI:hin.
Lisäksi voimme luoda useita työtiloja eri osastoille. Jokaisella työtilalla voi olla omat toimittajansa ja käyttäjänsä, ja käyttäjille voidaan myöntää pääsy kaikkiin tai vain valittuihin työtiloihin.
ProcureNoden arkkitehtuuri mahdollistaa sen, että konsernilla on yhtenäinen hankintaprosessi koko ryhmän tasolla, samalla kun yksiköillä ja tytäryhtiöillä on riittävästi joustoa toimia omien tarpeidensa mukaisesti. Näin varmistetaan, että hankinnat pysyvät linjassa konsernin tavoitteiden kanssa mutta mukautuvat paikallisiin vaatimuksiin.
K: Miten tämä on parempi kuin Excelin tai sähköpostin käyttäminen?
ProcureNode tuo hankintaan hallinnan, hyväksyntätyönkulut, läpinäkyvyyden ja analysoitavat tiedot. Kaikki käyttäjäystävällisen ja yksinkertaisen käyttöliittymän avulla. Tietojen kerääminen, jäsentäminen ja standardisointi Excelissä on valtava urakka. Sovelluksen avulla data voidaan tuoda Exceliin valmiiksi jäsenneltynä suoraan järjestelmästä, jolloin analysointi Excelissä on helppoa ja suoraviivaista.
Hankintapyyntöjä tehdään usein sähköpostilla, erilaisissa viestikanavissa tai epävirallisesti kasvotusten. Tällöin hyväksynnästä ei jää selkeää jälkeä, ja on vaikea todentaa, onko hankinta tehty oikeiden käytäntöjen mukaisesti. Tämä voi aiheuttaa haasteita myös laskujen käsittelyssä ja hyväksynnässä. Laskujen tarkastus tapahtuu ostotapahtuman jälkeen, jolloin kontrollipiste on prosessin näkökulmasta liian myöhäisessä vaiheessa.
ProcureNode ratkaisee ongelman tuomalla hyväksymisprosessin ostotapahtumaa edeltävään vaiheeseen. Jokainen hankintapyyntö hyväksytään etukäteen yrityksen sääntöjen mukaisesti ja hankinnalle annetaan rahallinen maksimiarvo, jota ei voi ylittää. Näin varmistetaan budjettien hallinta, sopimusten noudattaminen ja läpinäkyvyys koko hankintaketjussa.
K: Miltä käyttöönotto näyttää ja kuinka kauan se kestää?
ProcureNoden käyttöönotto on modulaarinen ja joustava. Kesto riippuu organisaation tarpeista, integraatioista ja prosessien monimutkaisuudesta. Toteutamme käyttöönoton vaiheittain yhdessä asiakkaan kanssa, jotta perehdytys on sujuvaa ja ratkaisu mukautuu organisaation rakenteeseen.
K: Mitkä ovat lisenssi- ja palvelukustannukset?
ProcureNoden lisensointi- ja palvelukustannukset on hinnoiteltu kustannustehokkaasti ja räätälöidään aina asiakkaan tarpeiden mukaan. Lopullinen hinta riippuu esimerkiksi integraatioiden laajuudesta ja mahdollisista lisäpalveluista. Ota meihin yhteyttä, niin voimme laatia juuri sinun organisaatiollesi sopivan ratkaisun ja budjetin.